日常办公中，我们经常会遇到用excel 2019做好了表格，发给同事、合作伙伴后，对方因为使用更早版本的office，出现无法打开、格式错乱甚至内容丢失的问题，这时候只要将文档重新保存为低版本格式就能解决兼容性问题，接下来就给大家梳理具体操作方法和注意事项。

通过「另存为」功能单次转换保存

这是最常用的单次转换方法，适合只需要转换单份文档的场景。操作步骤非常简单：打开需要转换的excel 2019文档，点击界面左上角的「文件」选项卡，在左侧展开的菜单栏中选择「另存为」，接下来选择存放文件的位置，可以选「这台电脑」后点击「浏览」自定义存储路径，在弹出的保存窗口中，找到「保存类型」的下拉选项框。excel 2019默认保存格式为*.xlsx，想要兼容所有旧版本excel，只要在下拉列表中选择「excel 97-2003 工作簿(*.xls)」，确认文件名和存储位置后点击「保存」即可。保存前系统会弹出兼容性提示，如果文档中用到了仅高版本支持的功能，会提示你部分功能可能无法在低版本中正常显示，确认无误后点击继续就能完成保存。

设置默认保存格式，适配长期兼容需求

如果你的工作场景需要长期给旧版office用户发文件，每次转换太麻烦，可以直接设置excel 2019默认保存为低版本。操作步骤是：打开excel 2019后点击左上角「文件」，在菜单栏底部找到「选项」点击进入，在弹出的「excel选项」窗口中，点击左侧菜单栏的「保存」分类，在右侧的保存设置中找到「将文件保存为此格式」下拉框，同样选择「excel 97-2003 工作簿(*.xls)」，点击窗口下方的「确定」即可，之后所有新建的excel文档，都会默认保存为低版本格式，省去每次手动修改格式的步骤。

保存低版本的常见注意事项

需要注意的是，低版本*.xls格式存在功能和容量限制，保存前建议做好原文件备份：低版本最多支持65536行、256列内容，如果你的表格行数或列数超过这个范围，超出部分会被直接删除；另外高版本的动态数组函数、3d模型、新条件格式规则等特色功能，保存为低版本后会转化为静态值或者直接丢失，无法恢复。如果只是对外发送文件，建议保留一份原高版本文件在本地，仅转出一份低版本用于分享，避免后续编辑时出现内容损失的问题。如果表格规模已经超出低版本容量限制，也可以建议对方安装office官方兼容包，不需要强行转换丢失内容。